Mọi quy trình vận hành trong một tổ chức đều cần được theo dõi sát sao để nắm bắt được hiệu quả khi đưa vào thực tế, do đó nhà quản trị cần phải xây dựng một chiến lược quản lý phù hợp với công ty của mình. Trong nội dung dưới đây, SSBM Việt Nam sẽ giải đáp quản trị vận hành là gì và cách xây dựng quy trình quản lý trong kinh doanh.
1. Tìm hiểu quản trị vận hành là gì?
Quản trị vận hành là toàn bộ hoạt động quản lý, từ khâu thiết kế đến triển khai và kiểm soát quy trình vận hành của cả doanh nghiệp.
Bản chất của quản trị vận hành là những công việc thuộc lĩnh vực quản lý. Do đó, nó tác động đến cả một quá trình chuyển đổi đầu vào thành đầu ra, với mục tiêu là làm sao để tối ưu hóa quy trình kinh doanh, đảm bảo nâng cao hiệu quả kinh doanh, giảm thiểu chi phí và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Quản lý vận hành được áp dụng trong mọi lĩnh vực từ kinh tế – tài chính như ngân hàng, doanh nghiệp đến y tế và giáo dục, bao gồm bệnh viện và trường học.
2. Vai trò của quản trị vận hành đối với doanh nghiệp
Vai trò của quản trị vận hành mang tính bao quát và toàn diện đối với quy trình hoạt động kinh doanh của một công ty.
- Đối với tài chính: Đảm bảo nguồn tài nguyên được dùng đúng cách. Khi đó, doanh nghiệp sẽ tối thiểu hóa rủi ro và tối đa hóa lợi ích đạt được.
- Đối với vận hành: Thúc đẩy sự phát triển của những kế hoạch hướng về hoạt động sản xuất và phân bổ nguồn lực. Từ đó, lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp ngày càng nổi bật trên thị trường.
- Đối với khả năng kiểm soát: Quy trình quản lý vận hành sẽ giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện ra sai sót để khắc phục, qua đó tăng khả năng kiểm soát rủi ro để tránh tổn thất không đáng có.
- Đối với khả năng dự báo: Nhờ vào tính bao quát của mình, quản lý vận hành giúp nhà quản trị có thêm cơ sở để đưa ra dự báo về những thay đổi trong tương lai có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Xem thêm: Học MBA là gì? Học MBA có nâng cao kỹ năng quản trị vận hành không?
3. Quy trình xây dựng Quản trị vận hành trong hoạt động kinh doanh
Sau khi đã hiểu được cơ bản quản trị vận hành là gì, nội dung tiếp theo sẽ cung cấp một quy trình xây dựng chiến lược quản trị hiệu quả trong hoạt động kinh doanh.
3.1. Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược vận hành
Để đảm bảo quy trình quản trị được thiết kế ra mang tính khả thi, hiệu quả và phù hợp, nhà quản lý cần xác định được những yếu tố sau đây:
- Quy trình cần thiết kế được dùng để làm gì?
- Quy trình được áp dụng lên những đối tượng nào? (các dự án công việc và phòng ban có liên quan)
- Mục tiêu cần đạt được sau khi áp dụng quy trình quản lý vận hành là gì?
Khi đã hoàn thành tìm được đáp án cho những câu hỏi đó, nhà quản trị cần văn bản hóa quy trình quản trị vận hành để chia sẻ đến những người có liên quan, đồng thời xác định nguồn lực cần thiết cho việc thực thi chiến lược để xem xét tính khả thi của quy trình. Xác định nguồn lực bao gồm:
- Money: Chi phí cần thiết cho việc thiết kế và áp dụng quy trình.
- Material: Xác định nguồn cung ứng cho những nguyên vật liệu cần thiết.
- Machine: Trang thiết bị cần phải đáp ứng để quy trình có thể được thực hiện.
- Man: Số lượng và chất lượng của nguồn nhân lực.
- Method: Phương pháp triển khai quy trình.
3.2. Bước 2: Thiết kế quy trình vận hành
Khi thiết kế một quy trình quản lý, nhà quản trị cần đảm bảo xem xét đầy đủ các yếu tố sau:
- Why: Vì sao quy trình quản trị vận hành này cần thiết đối với doanh nghiệp.
- What: Chi tiết về các giai đoạn và nội dung của từng giai đoạn.
- Where: Nơi áp dụng quy trình quản lý, ví dụ như chi nhánh, phòng ban hay dự án nào.
- When: Thời gian bắt đầu và kết thúc của việc áp dụng quy trình, và xác định các mốc thời gian quan trọng nếu có.
- Who: Xác định nhân sự phụ trách cho từng công việc trong quy trình.
- How: Thiết lập các tiêu chuẩn về cách thức làm việc, giao tiếp, báo cáo…
Ngoài ra, thay vì được diễn đạt thành văn bản dài dòng, khó nắm bắt, quy trình quản trị vận hành có thể được mô hình hóa để vừa mang tính trực quan vừa mang tính chính xác, cụ thể, giúp mọi nhân lực liên quan đều dễ dàng hiểu và nắm bắt được.
3.3. Bước 3: Đào tạo và phát triển nhân lực vận hành
Nhân sự nắm giữ vai trò tối quan trọng đối với mọi doanh nghiệp. Nhà quản trị cần đảm bảo nhân viên của mình là những nhân lực chất lượng, có trình độ chuyên môn và tinh thần trách nhiệm cao trong công việc. Vì thế, quản trị nguồn nhân lực là một việc không kém phần quan trọng trong việc xây dựng quy trình tối ưu và hiệu quả.
Do đó, bên cạnh việc chọn lọc nhân lực phù hợp, nhà quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp cũng cần đề ra các chính sách đào tạo để nâng cao năng lực làm việc cho đội ngũ lao động liên quan đến quy trình quản trị vận hành.
3.4. Bước 4: Áp dụng công nghệ và tự động hóa quy trình vận hành
Việc áp dụng nền tảng công nghệ cao và các giải pháp tự động hóa sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm nguồn lực và thời gian mà vẫn đảm bảo quy trình quản lý vận hành được áp dụng mang lại kết quả tốt.
Bên cạnh đó, chúng còn giúp nhà quản trị kiểm soát được hiệu quả các hoạt động cũng như đảm bảo quỹ thời gian chính xác, nhờ đó có thể rút ngắn thời gian hơn so với dự kiến nhưng không ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình.
3.5. Bước 5: Đánh giá và cải tiến quy trình vận hành
Giai đoạn này vô cùng quan trọng, vì nó giúp nhà quản trị đánh giá chính xác hiệu quả thực tế của quy trình quản trị vận hành, có thể là:
- Yếu tố thời gian.
- Chi phí sử dụng.
- Chất lượng đầu ra của sản phẩm
Nhờ vào kết quả đánh giá, ban quản trị doanh nghiệp có thể kịp thời đưa ra những giải pháp để tăng hiệu quả và tận dụng những điểm mạnh của quy trình, đồng thời điều chỉnh và khắc phục những bất cập còn tồn đọng.
Học MBA và những lợi ích của bằng MBA đem lại
Học thạc sĩ quản trị kinh doanh và những điều cần biết
4. Các lợi ích của Quản trị vận hành hiệu quả
Quản lý vận hành hiệu quả đem lại lợi ích toàn diện đối với quy trình vận hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
4.1. Tăng năng suất và hiệu quả hoạt động
Quản trị vận hành thiết kế ra một quy trình hoạt động dựa trên mục tiêu và nguồn lực của doanh nghiệp, do đó phù hợp với đặc trưng của chính doanh nghiệp đó.
Lúc này, hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp sẽ được cải thiện, song song với đó, nhân viên vận hành quy trình cũng được nâng cao năng lực làm việc và mang lại năng suất tốt hơn đáng kể.
4.2. Giảm chi phí và tăng tính cạnh tranh
Hiệu quả của quy trình quản lý thể hiện khi nó đảm bảo tái thiết kế quy trình kinh doanh của công ty, trong đó loại bỏ những yếu tố không cần thiết để giảm chi phí, đồng thời đơn giản hóa quy trình bằng cách bỏ qua những thủ tục rườm rà, không hiệu quả.
Nhờ vào đó, chi phí vận hành của doanh nghiệp được giảm thiểu và quy trình kinh doanh trở nên hiệu quả hơn, giúp cho doanh nghiệp cải thiện và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.
4.3. Tối ưu hóa tài nguyên và quản lý rủi ro
Việc theo dõi và giám sát doanh nghiệp thông qua quản trị vận hành sẽ giúp người quản lý nắm được “dòng chảy” của tài nguyên (cơ sở vật chất và yếu tố con người), hiểu được chúng vào ra sao, đi thế nào, từ đó tăng khả năng kiểm soát và sử dụng hiệu quả chúng.
Bên cạnh đó, khi hoạt động trong doanh nghiệp được kiểm soát chặt chẽ, nhà quản trị sẽ dễ dàng nhận ra những sai sót, sự cố bất ngờ khiến cho hiệu quả của quy trình không đạt được như mong đợi, từ đó kịp thời đưa ra giải pháp để khắc phục.
4.4. Nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ
Thiết kế quy trình quản trị vận hành tạo ra cơ sở cho nhà quản trị phân bổ nguồn lực trong doanh nghiệp đến đúng nơi, đúng mục đích và phù hợp với khả năng của từng yếu tố.
Nhờ vào đó, chất lượng sản phẩm hay dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp đến cho khách hàng ngày càng tốt hơn, giúp gia tăng trải nghiệm khách hàng đối với doanh nghiệp.
Qua bài viết này, SSBM Việt Nam mong rằng đã giải đáp đầy đủ cho bạn đọc về khái niệm quản trị vận hành là gì, cùng với vai trò của quản trị vận hành đối với doanh nghiệp. Tóm lại, quản lý vận hành có liên quan đến toàn bộ quy trình hoạt động và mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp nếu được xây dựng chính xác, phù hợp theo đúng quy trình.
