Trong kinh doanh và cả cuộc sống, sự thay đổi là điều không thể tránh khỏi, bất kể là tích cực hay tiêu cực. Tuy nhiên, mỗi người sẽ có một cách riêng để thích ứng với sự đổi mới. Lần này, SSBM Việt Nam sẽ giới thiệu đến bạn đọc một khái niệm thú vị về chủ đề này, đó là: Quản trị sự thay đổi.
1. Giới thiệu về quản trị sự thay đổi
Mở đầu nội dung bài viết, chúng ta sẽ cùng tìm hiểu tổng quan quản trị sự thay đổi là gì.
1.1. Khái niệm
Quản trị sự thay đổi là quy trình hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị, lên kế hoạch và hỗ trợ các cá nhân áp dụng thành công sự thay đổi – nhằm mục tiêu thúc đẩy thành công và cải thiện kết quả kinh doanh.
Chu trình quản trị thay đổi được thực hiện một cách khép kín: phát hiện, hoạch định và tổ chức thực hiện sự thay đổi. Quá trình này không theo mốc thời gian mà theo sự xuất hiện của các hiện tượng đòi hỏi phải thay đổi.
1.2. Sự phát triển của lý thuyết quản trị sự thay đổi
Quản trị sự thay đổi là một khái niệm mới ra đời vào giữa thế kỷ trước – dựa trên Mô hình thay đổi 3 bước của Kurt Lewin từ những năm 1940.
Sau đó, lý thuyết này được phát triển thêm bởi các tác phẩm như Diffusion of Innovations (1962) của Everett Rogers, và Mô hình chuyển đổi của Bridges (1979).
Nhưng cho đến những năm 1990, quản lý thay đổi mới thu hút được sự chú ý rộng rãi trong giới kinh doanh.
2. Cấp độ quản trị sự thay đổi
Quản trị sự thay đổi bao gồm 3 cấp độ là Quản lý Cá nhân, Quản lý thay đổi Tổ chức hoặc Sáng kiến và Quản lý thay đổi Doanh nghiệp.
- Quản lý thay đổi Cá nhân: Con người thường có xu hướng kháng cự khi gặp phải sự thay đổi. Tuy nhiên, với sự hỗ trợ phù hợp, chúng ta có thể học cách thích ứng và thành công hơn. Ở mức độ cá nhân, quản trị thay đổi yêu cầu nhà quản lý phải nắm được quá trình chuyển đổi diễn ra như thế nào ở mỗi cá nhân và những “yếu tố kích hoạt” cần có cho quá trình này.
- Quản lý thay đổi Tổ chức / Sáng kiến: Quản trị sự thay đổi trong tổ chức là nhiệm vụ quan trọng của quản lý dự án dựa trên việc xác định yếu tố nào cần thay đổi để đạt được mục tiêu kinh doanh, và thay đổi như thế nào. Từ đó, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch cụ thể để đảm bảo cung cấp đầy đủ kiến thức, kỹ năng lãnh đạo, huấn luyện và đào tạo cần thiết cho nhân viên.
- Quản lý thay đổi Doanh nghiệp: Quá trình này bao gồm việc cải thiện các vai trò, cấu trúc, quy trình, dự án và kỹ năng lãnh đạo của tổ chức. Mục tiêu cuối cùng là để các cá nhân thích ứng với sự thay đổi nhanh chóng và hiệu quả hơn, doanh nghiệp ứng phó nhanh hơn với những thay đổi của thị trường, nắm bắt các cơ hội chiến lược và áp dụng công nghệ mới kịp thời.
3. Tại sao cần quan tâm đến quản trị sự thay đổi?
Quản trị sự thay đổi có vai trò quan trọng trong việc giúp doanh nghiệp thích ứng với những biến động của môi trường kinh doanh, như tiến bộ về kỹ thuật, công nghệ, nhu cầu của người tiêu dùng, xu hướng toàn cầu hóa kinh doanh, các vấn đề bảo vệ môi trường và phát triển bền vững.
Quản trị thay đổi có ảnh hưởng tích cực tới hiệu suất, năng suất, chất lượng và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp, đồng thời giúp tăng cường khả năng giao tiếp và hợp tác giữa các cá nhân và nhóm trong doanh nghiệp.
Xem thêm:
- Chương trình học thạc sĩ quản trị kinh doanh chuẩn quốc tế tại Việt Nam
- Người đi làm có nên học thạc sĩ mba không?
4. Một số mô hình phổ biến
Nhờ vào lý thuyết về quản trị sự thay đổi, nhiều nhà nghiên cứu đã phát triển khái niệm này thành các dạng mô hình quản trị thay đổi khác nhau.
- Mô hình Kurt Lewin: Mô hình này gồm 3 bước là Unfreeze (Giải phóng) – giảm thiểu sự kháng cự, Change (Thay đổi) – triển khai thay đổi và thích nghi và Refreeze (Đóng băng) – ổn định và củng cố sự thay đổi.
- Mô hình ADKAR của Prosci: Mô hình này được phát triển xoay quanh 5 yếu tố là Awareness (Nhận thức), Desire (Mong muốn), Knowledge (Kiến thức), Ability (Khả năng) và Reinforcement (Củng cố).
- Mô hình Bridges Transition: Mô hình này chia sự thay đổi thành ba giai đoạn chính: Endings (Kết thúc) – chấm dứt kết quả trong quá khứ, Neutral Zone (Vùng trung lập) – chuyển tiếp từ cũ sang mới và New Beginnings (Khởi đầu mới) – bắt đầu tạo ra sự thay đổi.
5. Năng lực quản trị sự thay đổi
Quản trị sự thay đổi không chỉ đơn giản là giao tiếp và đào tạo. Trọng tâm của công việc này là tuân theo một quy trình có bố cục, đồng thời sử dụng bộ công cụ toàn diện để thúc đẩy thay đổi thành công tổ chức và cá nhân.
Năng lực quản lý sự thay đổi bao gồm khả năng khuyến khích và thể hiện thái độ tận tâm với sự thay đổi ở cả mức độ cá nhân và tổ chức. Trong đó, nhà quản lý đóng vai trò huấn luyện và hỗ trợ cấp dưới trong quá trình thay đổi của chính mình.
6. Ví dụ về trường hợp cần quản trị sự thay đổi
Dưới đây là một số ví dụ về quản trị sự thay đổi, khi doanh nghiệp nhận thức được sự cần thiết phải thay đổi một hoặc một số yếu tố trong hoạt động kinh doanh của mình:
- Một phòng ban trong công ty muốn thực hiện một chiến lược mới, một dự án mới hoặc một cải tiến quy trình mới.
- Một tổ chức phải thích ứng với những thay đổi bên ngoài như thị trường, khách hàng, đối thủ cạnh tranh hoặc pháp luật.
- Một công ty phải đối mặt với những khó khăn nội bộ như xung đột, khủng hoảng, giảm biên lợi nhuận hoặc thiếu nguồn lực.
7. Vì sao doanh nghiệp gặp khó khăn trong quản trị sự thay đổi?
Trên thực tế, hầu hết các nhà quản trị doanh nghiệp khi gặp phải những thay đổi trong quy trình làm việc hoặc liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty đều sẽ gặp rất nhiều khó khăn và không thể hoàn toàn quản trị sự thay đổi, bởi do một số lý do sau:
- Thiếu đi khả năng thích ứng nhanh chóng và linh hoạt của các nhân viên và lãnh đạo trong doanh nghiệp.
- Sự thay đổi có thể gây ra sự phản kháng, thiếu niềm tin, mệt mỏi hoặc lo lắng cho những người bị ảnh hưởng.
- Một số thay đổi có thể yêu cầu những kỹ năng, kiến thức hoặc công nghệ mới mà không phải ai cũng có sẵn hoặc dễ dàng tiếp thu.
- Thay đổi quy trình làm việc có thể làm gián đoạn quy trình làm việc, gây ra những rủi ro hoặc thiếu hiệu quả.
8. Phong cách lãnh đạo phù hợp nhất để thực hiện quản trị sự thay đổi?
Phong cách lãnh đạo phù hợp nhất để thực hiện quản trị sự thay đổi là phong cách lãnh đạo chuyển đổi, trong đó người lãnh đạo có khả năng tạo ra sự cam kết và hỗ trợ cho nhân viên trong quá trình chuyển đổi.
Tuy nhiên, không phải chỉ có phong cách chuyển đổi mới phù hợp để quản trị thay đổi hiệu quả, mà các phong cách lãnh đạo khác đều có những đặc điểm riêng có thể mang lại giá trị cho hoạt động này.
9. 4 nguyên tắc cốt lõi để thực hiện quản trị sự thay đổi thành công
Để tăng khả năng quản trị sự thay đổi, nhà quản trị cần nắm rõ những chìa khóa then chốt có ảnh hưởng quan trọng đối với công việc này.
9.1. Thấu hiểu
Thấu hiểu là khả năng nhận biết được những nhu cầu, mong muốn, khó khăn và cơ hội của các bên liên quan trong quá trình thay đổi.
Thấu hiểu giúp xây dựng niềm tin, tạo ra sự cam kết và hỗ trợ cho việc thực hiện sự thay đổi một cách hiệu quả.
9.2. Tính hiệu quả của kế hoạch
Tính hiệu quả của kế hoạch được thể hiện thông qua khả năng đánh giá được mục tiêu, chiến lược, phương pháp và tài nguyên của quá trình thay đổi.
Một kế hoạch hiệu quả giúp đảm bảo rằng sự thay đổi được thực hiện một cách có chủ đích, có lợi ích và có thể đo lường được kết quả.
9.3. Đảm bảo tiến độ theo kế hoạch
Nhà quản trị cần phải theo dõi, kiểm soát và điều chỉnh được các hoạt động, công việc và nguồn lực liên quan đến quá trình thay đổi.
Đảm bảo tiến độ giúp duy trì sự nhất quán, minh bạch và linh hoạt trong việc thực hiện sự thay đổi.
9.4. Truyền đạt sự thay đổi
Truyền đạt sự thay đổi giúp tạo ra sự chấp nhận, hòa nhập và hướng tới sự thay đổi một cách tích cực. Tuy nhiên, cần phải lưu ý thuyết phục được các bên liên quan về ý nghĩa, lợi ích và tác động của sự thay đổi.
10. Quy trình 5 bước thực hiện quản trị sự thay đổi
Trong kinh doanh, quy trình thực hiện quản trị sự thay đổi là gì?
10.1. Đảm bảo doanh nghiệp sẵn sàng cho thay đổi
Trước khi tiến hành thay đổi, doanh nghiệp không thể bỏ qua phân tích chi tiết các yếu tố bên trong và bên ngoài có liên quan đến hoặc sẽ bị ảnh hưởng bởi những đổi mới.
Khi đã xác định đầy đủ các yếu tố cần thiết và xác nhận được sự cần thiết phải thay đổi, công ty có thể tiến đến các bước tiếp theo.
10.2. Xây dựng tầm nhìn và lập kế hoạch cho sự thay đổi
Xác định mục tiêu và tầm nhìn của doanh nghiệp trong tương lai. Doanh nghiệp cần biết rõ điều cần đạt được sau khi quản trị sự thay đổi là gì và có thể làm gì để khác biệt so với đối thủ cạnh tranh.
Khi lập kế hoạch, người quản lý cần xác định các mục tiêu cụ thể, các hoạt động chính, các phương pháp đo lường và theo dõi kết quả của quá trình thay đổi.
10.3. Thực hiện việc thay đổi
Tiến hành giao nhiệm vụ và trách nhiệm cho các nhóm và cá nhân liên quan, đồng thời cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ cần thiết.
Ngoài ra, doanh nghiệp cần phải giải quyết các vấn đề và khó khăn phát sinh, và thu thập phản hồi và góp ý để điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
10.4. Dự đoán các rủi ro
Trong quá trình thực hiện, các rủi ro là không thể tránh khỏi. Do đó, dự đoán trước các rủi ro và đưa ra phương án khắc phục hợp lý sẽ giúp tối thiểu hóa ảnh hưởng tiêu cực.
Trong một số trường hợp, các sự cố có thể ập đến bất ngờ, đòi hỏi nhà quản trị sự thay đổi phải linh hoạt ứng phó với từng tình huống cụ thể.
10.5. Đánh giá tiến độ và phân tích kết quả
Người quản lý cần kiểm tra xem mục tiêu thay đổi đã được đạt được hay chưa, đồng thời nhận diện các thành công và học hỏi từ các sai lầm.
Bên cạnh đó, việc ghi nhận và khen thưởng cho những người có đóng góp tích cực, và duy trì sự liên tục và ổn định của thay đổi cũng là một điều cần thiết.
Tổng kết lại, qua bài viết trên, SSBM Việt Nam mong muốn đã giúp bạn đọc hiểu thêm về về quản trị sự thay đổi là gì cũng như tất cả yếu tố xoay quay khái niệm này. Thay đổi trong công việc là điều không thể tránh khỏi, tuy nhiên quản lý tốt các thay đổi đó sẽ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh và hướng đến phát triển bền vững.
>>> Xem thêm: Quản trị vận hành và quy trình xây dựng trong hoạt động kinh doanh
