Có rất nhiều loại mô hình phù hợp để áp dụng vào quản trị nhân sự, và một trong số đó chính là cấu trúc khung năng lực. Vậy khung năng lực là gì và cách xây dựng cấu trúc này trong công ty như thế nào? SSBM Việt Nam sẽ giải đáp ngay trong nội dung sau đây.
1. Giới thiệu về khung năng lực
Phần đầu tiên của bài viết sẽ cung cấp thông tin giới thiệu tổng quan về khái niệm này.
1.1. Năng lực là gì?
Năng lực là những đặc điểm của một cá nhân mà có thể đánh giá được qua kiến thức, kỹ năng, thái độ và phẩm chất cần có để hoàn thành nhiệm vụ. Năng lực cũng giúp một người làm việc hiệu quả hơn so với những người khác.
Các yếu tố có thể được dùng để đánh giá năng lực của một người bao gồm:
- Kiến thức (Knowledge): Nghiên cứu từ trường lớp hoặc tích lũy từ thực tế, các nguồn tư liệu hoặc chuyên gia về một lĩnh vực.
- Kỹ năng (Skill): Khả năng sử dụng để giải quyết tình huống hay công việc phát sinh trong thực tế.
- Thái độ (Attitude): Cách nhìn nhận về công việc, đồng nghiệp và cộng đồng, ảnh hưởng đến cách ứng xử, hành vi và tinh thần trách nhiệm của một người.
1.2. Khái niệm khung năng lực
Khung năng lực là một phương pháp quản lý nhân sự tổng hợp nhằm ứng dụng cho rất nhiều các hoạt động quản lý nguồn nhân lực, bao quát cả 3 yếu tố kiến thức, kỹ năng và thái độ của một nhân viên.
Cấu trúc này bao gồm các loại năng lực khác nhau như năng lực cốt lõi, năng lực theo vai trò, năng lực chuyên môn và năng lực cá nhân.
2. Khung năng lực mang lại ý nghĩa gì?
Ý nghĩa đối với hoạt động quản trị nhân sự của khung năng lực là gì?
2.1. Trong tuyển dụng
Khung năng lực giúp doanh nghiệp tuyển dụng nhân sự hiệu quả bằng cách xác định những yếu tố cần thiết để ứng viên phù hợp với vị trí và mục tiêu của tổ chức.
Ngoài ra, cấu trúc này còn đóng góp đáng kể trong việc đảm bảo quá trình tuyển dụng được khách quan, công bằng và minh bạch.
2.2. Là cơ sở để xác định nhu cầu đào tạo cũng như lập chiến lược nhân sự
Khung năng lực giúp doanh nghiệp xác định được những yếu tố quan trọng như kiến thức, kỹ năng và phẩm chất của nhân viên ở từng vị trí hiện tại hoặc tiềm năng.
Mặt khác, nó cũng giúp doanh nghiệp đánh giá được năng lực của nhân viên và tập trung vào những yếu tố có ảnh hưởng đến hiệu quả. Như vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian và tiền bạc cho việc đào tạo, phát triển. Từ đó, doanh nghiệp có cơ sở để lập một chiến lược nhân sự thành công.
>>> Tìm hiểu thêm: Quản trị nguồn nhân lực – chìa khóa để doanh nghiệp phát triển bền vững
2.3. Cơ sở đánh giá mức lương và quản lý thành tích nhân viên
Khung năng lực tạo ra một tiêu chuẩn chung để kiểm soát và đo lường thành tích của nhân viên, từ đó giúp người quản lý biết những gì cần chú ý và khuyến khích trong việc đánh giá thành tích.
Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ cho việc quyết định lương của nhân viên dễ dàng và minh bạch hơn bằng cách so sánh mức độ năng lực của nhân viên với yêu cầu của vị trí.
3. Mô hình khung năng lực có cấu trúc như thế nào?
Mô hình khung năng lực có cấu trúc gồm các thành phần sau:
- Năng lực chủ đạo: là những năng lực cơ bản và quan trọng nhất mà cá nhân hay nhóm cần có để hoàn thành công việc hay mục tiêu.
- Năng lực phụ trợ: là những năng lực hỗ trợ cho năng lực chủ đạo, giúp cá nhân hay nhóm tăng hiệu quả và chất lượng công việc hay mục tiêu.
- Mức độ năng lực: là phép đo lường và phân biệt năng lực theo các tiêu chí khác nhau, thường được biểu diễn bằng các số hoặc chữ cái.
Ví dụ, trong khung năng lực ngoại ngữ 6 bậc đối với tiếng Anh, ta có thể xây dựng mô hình năng lực như sau:
- Năng lực chủ đạo: 4 kỹ năng chính để sử dụng một ngoại ngữ, bao gồm nghe, nói, đọc và viết.
- Năng lực phụ: hỗ trợ trực tiếp cho năng lực chủ đạo, bao gồm từ vựng, ngữ pháp, phát âm và ngôn ngữ học.
- Mức độ năng lực: là 6 bậc từ A1 đến C2 theo CEFR, mỗi bậc thể hiện một mức độ khác nhau về khả năng sử dụng ngoại ngữ.
4. Quy trình xây dựng và ứng dụng khung năng lực
Doanh nghiệp và nhà quản trị nhân sự có thể tham khảo quy trình xây dựng khung năng lực theo các bước như sau:
4.1. Bước 1 – Xác định mục đích rõ ràng, chính xác
Mục tiêu là kim chỉ nam định hướng và đánh giá năng lực của nhân viên trong một tổ chức, phòng ban hoặc vị trí cụ thể. Do đó, mục tiêu càng rõ ràng và chính xác thì hiệu quả làm việc mang lại càng cao.
Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần xác định phạm vi, tức là các nhóm năng lực chính và các tiêu chí đánh giá liên quan.
4.2. Bước 2 – Chuẩn hóa doanh nghiệp
Bởi vì các năng lực thường liên quan đến việc thực hiện những nhiệm vụ hoặc hoạt động cụ thể, nếu hệ thống chức danh và chức năng, nhiệm vụ không rõ ràng thì sẽ khó xác định được năng lực nào là quan trọng và giúp người làm việc trở nên xuất sắc.
Do đó, sự chuẩn hóa theo một tiêu chuẩn nhất định là điều bắt buộc phải thực hiện.
4.3. Bước 3 – Xây dựng khung năng lực chung
Khung năng lực chung bao gồm các năng lực phổ thông (như giao tiếp, hợp tác, giải quyết vấn đề) và các năng lực chuyên môn (như kiến thức, kỹ năng, thái độ liên quan đến một lĩnh vực cụ thể).
Đây là giai đoạn quan trọng, giúp xác định các yếu tố cần thiết để thực hiện một công việc hoặc đảm bảo tính hiệu quả của một chức danh trong công ty.
4.4. Bước 4 – Xác định năng lực và các cấp độ năng lực cho từng vị trí
Sau khi xây dựng khung năng lực chung, nhà quản trị có thể khảo sát hoặc thảo luận nội bộ để biết tần suất và mức độ quan trọng của các năng lực cho các công việc cụ thể.
Quá trình xác định phải dựa trên chức năng và kết quả đầu ra tương ứng để đảm bảo những năng lực được chọn sẽ phù hợp và góp phần nâng cao hiệu quả công việc.
4.5. Bước 5 – Tiến hành đánh giá
Để áp dụng khung năng lực này, doanh nghiệp cần xây dựng các công cụ đánh giá và đào tạo năng lực cho mỗi cá nhân.
Công việc này cần đảm bảo đánh giá cá nhân và xác định khoảng cách năng lực. Nếu không có người phụ trách, doanh nghiệp có thể thuê chuyên gia hoặc công ty tư vấn.
5. Đánh giá năng lực
Đánh giá năng lực trong khung năng lực là quá trình xác định mức độ phù hợp của nhân viên với các yêu cầu công việc và tổ chức.
Đánh giá các năng lực có thể dựa trên các phương pháp khác nhau như: phỏng vấn, bài kiểm tra năng lực, quan sát hành vi làm việc, nhận xét của cấp trên và đồng nghiệp, hồ sơ cá nhân và bản tự đánh giá.
Quy trình đánh giá cần được thực hiện một cách công bằng, khách quan và minh bạch, dựa trên các tiêu chí rõ ràng và đo lường được.
6. Những khó khăn điển hình khi xây dựng khung năng lực
- Đòi hỏi phải phù hợp với mục tiêu và chiến lược của tổ chức.
- Đảm bảo sự tham gia và cam kết của các bên liên quan trong quá trình thiết kế và triển khai khung năng lực.
- Tránh thiên vị khi đánh giá năng lực của nhân viên.
- Cần liên tục cập nhật và điều chỉnh khung năng lực để phản ánh những thay đổi trong yêu cầu công việc và môi trường kinh doanh.
Tóm lại, khung năng lực là một công cụ quản lý nhân sự hiệu quả, giúp doanh nghiệp xác định và đánh giá năng lực của nhân viên theo từng vị trí công việc. SSBM Việt Nam hy vọng bài viết này đã giúp bạn đọc hiểu rõ hơn về khung năng lực là gì cũng như cách xây dựng mô hình năng lực cho doanh nghiệp.
Xem thêm:
- Thạc sĩ mba trực tuyến dành cho người đi làm
- Học thạc sĩ quản trị kinh doanh chuẩn quốc tế tại Việt Nam
