Trong bài viết dưới đây, hãy cùng SSBM Việt Nam tìm hiểu về một khái niệm hiện đại trong quản lý doanh nghiệp – Văn phòng điện tử – cũng như những ưu điểm mà mô hình này mang lại khiến cho nó ngày càng được các doanh nghiệp ưa thích sử dụng.
1. Hiểu sao cho đúng về Văn phòng điện tử?
Văn phòng điện tử bản chất là một hệ thống phần mềm được tích hợp đầy đủ các tính năng để hiện đại hoá các tác vụ hành chính để phục vụ cho nhu cầu quản lý doanh nghiệp. Chúng bao gồm các công việc văn phòng như lưu trữ và quản lý hồ sơ, các văn bản, hợp đồng, tài liệu nội bộ… và đa dạng các công việc quản lý hành chính khác.
Trên thực tế, các công việc trong một văn phòng rất đa dạng. Vì thế mà tùy theo loại hình và quy mô của doanh nghiệp mà việc áp dụng văn phòng điện sẽ được điều chỉnh, có thể bao gồm một phần hoặc toàn bộ quy trình vận hành của doanh nghiệp. Chúng được lập trình và phân cấp hệ thống dựa trên nhu cầu của mỗi doanh nghiệp khác nhau.
Một số loại hình Văn phòng điện tử phổ biến hiện nay như: văn phòng ảo, văn phòng mở, văn phòng đa năng, văn phòng chia sẻ…
2. Những lợi ích mà Văn phòng điện tử mang lại
Sau khi tìm hiểu khái niệm Văn phòng điện tử là gì, hãy cùng xem tại sao mô hình này đang ngày càng được ưa chuộng trên thị trường doanh nghiệp hiện nay.
2.1. Môi trường làm việc hiện đại
Việc sử dụng Văn phòng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng một môi trường làm việc hiện đại, nơi mà mọi thông tin và tài liệu đều được “số hoá” và lưu trữ dựa trên sự phát triển của điện toán đám mây. Chúng sẽ thay thế cho việc quản lý hàng tá giấy tờ, sổ sách, hợp đồng… như truyền thống, vốn mất rất nhiều thời gian, không gian và công sức.
Việc sử dụng hệ thống phần mềm cũng giúp cải thiện hiệu suất công việc, khi mà mọi nhân viên trong công ty có thể trao đổi công việc hoặc tổ chức các cuộc họp nhanh qua các nền tảng giao tiếp trực tuyến, từ đó tối ưu hoá quy trình làm việc và tiết kiệm thời gian hơn (di chuyển, sắp xếp phòng họp, in ấn tài liệu…).
2.2. Tăng cường hệ thống quản lý
Khi sử dụng mô hình Văn phòng điện tử, các cấp quản lý có thể tăng cường khả năng theo dõi và bám sát công việc mà cấp dưới của mình đang thực hiện. Đồng thời, họ cũng có thể phân bổ nguồn lực cũng như phân công công việc một cách minh bạch và nhanh chóng mà không cần có mặt trực tiếp tại văn phòng.
Mặt khác, đối với nhân viên đang làm việc cho doanh nghiệp, họ có thể nhận nhiệm vụ để nắm rõ công việc cần thực hiện, cũng như trao đổi thông tin và báo cáo công việc với quản lý của mình một cách nhanh chóng. Từ đó, quy trình và hiệu suất làm việc đều được cải thiện.
Hiện nay, các phần mềm hỗ trợ xây dựng Văn phòng điện tử đều cần phải tuân thủ các tiêu chuẩn về bảo mật thông tin và chống gian lận. Chính vì thế, các doanh nghiệp sẽ bớt đi nỗi lo về sự cố rò rỉ thông tin, đánh cắp dữ liệu trên hệ thống…
2.3. Tiết kiệm nguồn lực
Như đã trao đổi ở trên, việc quản lý văn phòng theo phương pháp truyền thống đòi hỏi doanh nghiệp phải tiêu tốn rất nhiều nguồn lực, điển hình như chi phí in ấn tài liệu và văn phòng phẩm, chi phí lưu trữ tài liệu (không gian, nhân lực quản lý…), chi phí đi lại và vận chuyển cùng vô số những chi phí liên quan khác.
Chính vì thế, sự ra đời của Văn phòng điện tử là giải pháp hiệu quả cho phần lớn những vấn đề trên. Bên cạnh đó, việc truy xuất thông tin trên máy tính hoặc điện toán đám mây cũng nhanh chóng hơn tìm kiếm giấy tờ rất nhiều lần.
2.4. Cải thiện năng suất lao động
Từ những ưu điểm như trên, việc năng suất lao động trong doanh nghiệp được cải thiện chắc chắn là một kết quả tích cực mà Văn phòng điện tử mang đến. Áp dụng nền tảng công nghệ nói chung và mô hình Văn phòng điện tử nói riêng vào quy trình quản lý giúp các lãnh đạo và nhân viên đều có thể hoàn thành công việc nhanh chóng, chuyên nghiệp và hiệu quả.
2.5. Thúc đẩy doanh nghiệp từng bước “số hoá”
Trong bối cảnh cách mạng công nghiệp 4.0 đang phát triển mạnh mẽ dựa trên sự phát triển của công nghệ, đặc biệt là Internet và hệ thống điện toán đám mây, việc sử dụng giải pháp hiện đại như Văn phòng điện tử sẽ góp phần thúc đẩy doanh nghiệp thực hiện quá trình “số hóa” một cách toàn diện.
Tuy vậy, việc phụ thuộc vào hệ thống Internet vẫn đang là một nhược điểm của hệ thống Văn phòng điện tử, đặc biệt trong các trường hợp xảy ra sự cố về đường truyền. Mặt khác, quy trình làm việc điện tử sẽ làm cho nhân viên ít giao tiếp trực tiếp với nhau hơn nên khả năng gắn kết trong nội bộ công ty cũng sẽ thấp hơn.
Xem thêm: Chứng chỉ MBA và phạm vi ứng dụng
3. So sánh Văn phòng điện tử và Văn phòng truyền thống
Nếu đã hiểu rõ Văn phòng điện tử là gì cũng như những ưu điểm mà nó mang lại, chúng ta có thể so sánh và nhận ra ngay sự khác biệt của mô hình này so với loại hình Văn phòng truyền thống.
3.1. Nội thất văn phòng và không gian làm việc
Văn phòng truyền thống thường phân chia khu vực làm việc một cách cứng nhắc vào tạo thành những không gian khép kín mang lại cảm giác chật hẹp. Đồng thời, các thiết bị làm việc thường cố định và thiếu đi sự linh hoạt.
Ngược lại, Văn phòng điện tử hiện đại thường được thiết kế dựa trên cấu trúc không gian mở để tạo nên sự thông thoáng, kết nối liền mạch cả văn phòng với nhau. Đồng thời, nhờ vào sự phát triển của khoa học thiết kế, các mô hình văn phòng ngày nay thường mang đặc điểm năng động, nhiều màu sắc được phối lại hài hoà để thúc đẩy khả năng sáng tạo của nhân viên.
3.2. Khả năng ứng dụng công nghệ
Văn phòng truyền thống thường sử dụng hệ thống máy tính cố định (máy tính cây), và kết nối với nhau dựa trên hệ thống mạng cục bộ (LAN). Việc điều khiển các thiết bị từ xa hoặc chuyển giao tài liệu rất ít xuất hiện. Mặt khác, các tác vụ hành chính vẫn được xử lý bằng phương pháp thủ công, giấy tờ và đòi hỏi nhiều nhân lực đảm nhận.
Để khắc phục được những bất cập đó, Văn phòng điện tử ra đời với nền tảng công nghệ hỗ trợ mạnh mẽ. Thiết bị làm việc cũng trở nên đa dạng, linh hoạt hơn (laptop, tablet, các hệ thống cảm biến thông minh…) và được kết nối không dây ở khắp mọi nơi trong văn phòng. Ngoài ra, hệ thống thông tin quản lý sẽ hỗ trợ cho các công việc hành chính – văn phòng được “số hoá” và hiệu quả hơn.
3.3. Quy trình làm việc
Nếu dựa theo mô hình Văn phòng truyền thống, để xử lý được một hồ sơ đòi hỏi phải đi qua một trình tự nhiều thủ tục, xác nhận của các phòng ban liên quan… Có thể thấy, các quy trình khá rườm rà và tốn kém thời gian để giải quyết.
Ngược lại, với cùng một công việc như vậy khi được xử lý có sự hỗ trợ của hệ thống Văn phòng điện tử, hồ sơ đó có thể được thông qua một cách nhanh chóng do không cần thiết phải luân chuyển giữa các phòng ban, mà các bộ phận liên quan đều có thể đồng thời xem xét, xử lý và xác nhận trên nền tảng hệ thống thông tin trực tuyến.
4. Cách xây dựng một Văn phòng điện tử
Hệ thống Văn phòng điện tử thường được xây dựng và tinh chỉnh theo những cách khác nhau để phù hợp với đa dạng các loại hình và quy mô doanh nghiệp.
Các hoạt động hành chính – văn phòng rất đa dạng từ các vấn đề liên quan tới nhân sự, tài liệu, quản lý công cho đến các nghiệp vụ khác như truyền thông, in ấn… Vì vậy mà một Văn phòng điện tử được tạo ra cần có sự phân cấp hệ thống chức năng và lập trình thành các module để tối ưu hóa chức năng cho người sử dụng, tránh trường hợp có nhiều chức năng không cần thiết với doanh nghiệp đó làm cho hệ thống trở nên quá phức tạp.
Hiện nay, tại Việt Nam đã bắt đầu xuất hiện một số đơn vị tạo ra các hệ thống phần mềm và ứng dụng để xây dựng Văn phòng điện tử một cách chuyên nghiệp. Doanh nghiệp có thể tìm hiểu và nghiên cứu để biết được đâu là mô hình E-office phù hợp với văn phòng hiện tại của mình.
Nhìn chung, Văn phòng điện tử có thể được xem là một xu hướng tất yếu để hiện đại hoá các công việc văn phòng trong bối cảnh công nghệ đang thu được nhiều thành tựu vượt bậc. SSBM Việt Nam mong rằng những thông tin trên sẽ cung cấp cho bạn đọc cái nhìn tổng quan nhất về khái niệm Văn phòng điện tử là gì cũng như nguyên nhân vì sao mà mô hình này đang ngày càng được ưa chuộng.
Xem thêm: Chương trình Thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế (Global MBA) tại SSBM Việt Nam
