Quản lý dự án là một công việc rất quan trọng, cần tinh thần làm việc nhóm và tư duy logic cao. Ngoài ra, việc quản lý luôn cần thiết cho các dự án, kế hoạch và công trình quy mô lớn. Vậy quản lý dự án là gì? Cùng SSBM Việt Nam tìm hiểu về công việc này qua bài viết dưới đây.
Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là gì? Đây là một lĩnh vực nghiên cứu sự phối hợp và kiểm soát chặt chẽ từ lập kế hoạch đến quản lý thời gian và phân bổ nguồn lực để phát triển dự án. Mục đích của việc quản lý nhằm đảm bảo dự án hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách. Kết quả của dự án là đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, chất lượng sản phẩm hoặc dịch vụ theo mọi cách có thể và trong các điều kiện tối ưu.
Quản lý dự án gồm 3 giai đoạn chính:
Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn khởi đầu của dự án. Thống nhất các ý tưởng của bạn bằng cách đặt mục tiêu, xác định vai trò cá nhân, tính toán nhu cầu tài nguyên và sắp xếp các quy trình thống nhất hợp lý nhất. Lập kế hoạch có thể được thực hiện bằng biểu đồ hoặc phương pháp truyền thống.
Điều phối dự án: là sự phân bổ các nguồn lực như vốn, lao động và thiết bị và giám sát dự án để đảm bảo theo kịp tiến độ. Bạn nên có một sơ đồ chi tiết gồm thời gian bắt đầu và kết thúc của dự án cũng như dự trù những tình huống xấu phát sinh.
Giám sát tiến độ dự án: Nhiệm vụ chính trong việc điều phối dự án là giám sát. Công việc chính của giai đoạn này là phân tích, báo cáo tình hình và đề xuất các giải pháp trong trường hợp xảy ra sự cố trong quá trình thi công.
>>> Xem thêm: Người đi làm có nên học thạc sĩ MBA không?
Thông tin về ban quản lý dự án
Ban quản lý dự án là gì? Đây là hội đồng gồm nhiều thành viên, vận dụng những kiến thức, công cụ và kỹ năng để đảm bảo đáp ứng và hoàn thành các yêu cầu của dự án. Ban quản lý đảm nhận tất cả các quy trình trên và phối hợp với các bộ phận khác để đảm bảo sự thành công về mặt tài chính và thời gian của dự án.
Vai trò của quản lý dự án là gì?
Vai trò quản lý dự án rất quan trọng. Nó giúp các doanh nghiệp thiết lập một nền tảng phương pháp chặt chẽ để thực hiện công việc nhằm đạt được mục tiêu cao nhất về tiến độ, chi phí, chất lượng và tạo ra giá trị cho các bên liên quan.
Thực hiện các phương pháp quản lý hiện đại có thể giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu chính, tối ưu hóa vốn đầu tư và hạn chế các chi phí khác. Với sự quản lý tốt, một công ty có thể xác định rõ ràng các phương pháp và thủ tục để thực hiện một dự án một cách hiệu quả.
Các nhà lãnh đạo phải có các kỹ năng và thể hiện vai trò quản lý dự án để liên tục cải tiến và đổi mới các sản phẩm và dịch vụ cũng như thích ứng thành công với các xu hướng công nghệ đang thay đổi.
Trách nhiệm của ban quản lý dự án là gì?
Dưới đây là trách nhiệm cụ thể của ban quản lý dự án:
Lên kế hoạch dự án
Là nhiệm vụ đầu tiên của ban quản lý. Các quy trình cụ thể bao gồm: lập kế hoạch, đề xuất và chờ phê duyệt. Điều quan trọng là xác định các nguồn lực sẽ được sử dụng thời gian hoàn thành và mục tiêu chất lượng trong quá trình bàn giao.
Chuẩn bị đầu tư
Sau khi kế hoạch được phê duyệt, nhiệm vụ tiếp theo của ban quản lý là triển khai các biện pháp thực hiện. Ví dụ như quy hoạch sử dụng tài nguyên, cơ sở hạ tầng và cảnh quan xung quanh liên quan đến công trình.
Thi công dự án
Đây là giai đoạn tổ chức cần có sự tham gia và hỗ trợ chặt chẽ của các bộ phận khác. Các công việc cụ thể bao gồm: thuê tư vấn giám sát, lên ý tưởng, thẩm định thiết kế, phê duyệt thiết kế.
Quản lý toàn bộ tài chính
Thực hiện công tác quản lý tài chính, tài sản cho các dự án do mình đảm nhận. Ngoài ra, bạn cần giải ngân vốn theo tiến độ dự án và hợp đồng đã ký với nhà thầu.
Nhiệm vụ hành chính
Khen hoặc phạt những người vi phạm, gây hậu quả nghiêm trọng hoặc có hành vi sai trái trong quá trình thi công. Ngoài ra, nếu có vấn đề xảy ra, quản lý dự án sẽ kịp thời cung cấp thông tin và giải thích.
12 nguyên tắc để quản lý dự án hiệu quả
Dưới đây là 12 nguyên tắc để bạn quản lý dự án một cách hiệu quả:
Nguyên tắc 1: Siêng năng, cẩn trọng trong trách nhiệm quản lý
Nguyên tắc 2: Tạo môi trường hợp tác, làm việc lý tưởng cho các nhóm dự án
Nguyên tắc 3: phối hợp một cách chặt chẽ và hiệu quả với các bên liên quan
Nguyên tắc 4: Tập trung vào việc tạo ra giá trị
Nguyên tắc 5: Ghi nhận, đánh giá và đáp ứng các tương tác trong hệ thống
Nguyên tắc 6: Thể hiện khả năng, phong cách lãnh đạo
Nguyên tắc 7: Điều chỉnh công việc dựa vào bối cảnh
Nguyên tắc 8: Tích hợp chất lượng vào quy trình và kết quả để tối đa hóa giá trị
Nguyên tắc 9: Điều hướng sự phức tạp
Nguyên tắc 10: Tối ưu hóa quy trình xử lý những rủi ro
Nguyên tắc 11: Khả năng thích ứng và hồi phục
Nguyên tắc 12: Cho phép thay đổi linh hoạt để đạt được kết quả tốt nhất theo kế hoạch đã đề ra.
Trên đây là những chia sẻ của SSBM Việt Nam để trả lời cho câu hỏi “quản lý dự án là gì?”. Chúng tôi hy vọng rằng bạn đã hiểu được khái niệm, vai trò của việc quản lý vào những dự án của mình. Từ đó, bạn sẽ cải thiện khả năng quản lý của bản thân để dự án đạt kết quả tốt.
Ngoài ra, nếu bạn muốn tìm hiểu chi tiết và thực hành chuyên sâu kỹ năng quản lý dự án. Hãy đăng ký ngay khoá học Thạc sĩ Quản trị kinh doanh (Global MBA) của SSBM Việt Nam nhé!
