PO hay Purchase Order không phải là một khái niệm mới mẻ đối với các cá nhân, tổ chức và doanh nghiệp thương mại. Vậy Purchase Order là gì và nó có ý nghĩa như thế nào đối với hoạt động thương mại, hãy cùng SSBM Việt Nam tìm hiểu trong bài viết dưới đây!
Định nghĩa về Purchase Order
Purchase Order viết tắt PO là hay còn được hiểu là đơn đặt hàng. Đây là loại văn bản ủy quyền cho người bán để thực hiện các yêu cầu của người mua khi được người bán chấp nhận trong giao dịch quốc tế.
Đơn đặt hàng này có thể hiểu là sự xác nhận của bên bán về việc mua bán hàng hóa, dịch vụ cho bên mua. Khi có đầy đủ chữ ký của hai bên thì nó mặc nhiên được coi là hợp đồng mua bán, có giá trị pháp lý ràng buộc đối với cả hai bên (trường hợp không có của hợp đồng trước đó).
Chứng từ này (có chữ ký) cũng được coi là văn bản để xác minh các thông tin được đề cập trong đó theo thời gian và chất lượng của hàng hóa, dịch vụ trong quá trình đàm phán.
Nội dung chính của PO
Một PO sẽ bao gồm những nội dung chính để đảm bảo cho tính rõ ràng và đầy đủ thông tin cho quy trình xử lý. Những nội dung đó là:
- Số PO
- Ngày lập PO
- Người bán/mua: Tên, thông tin liên hệ
- PIC
- Mô tả sản phẩm
- Số lượng sản phẩm
- Thông số kỹ thuật
- Đơn giá
- Tổng giá trị hợp đồng
- Điều khoản thanh toán
- Điều kiện giao hàng
- Các điều kiện khác như Discount, FOC,…
- Chữ ký của bên mua và bên bán
Chức năng của Purchase Order là gì?
Tiếp theo, để hiểu thêm về PO, ta sẽ cùng tìm kiếm câu trả lời cho câu hỏi mà nhiều người thường đặt ra “chức năng của Purchase Order là gì? Các chức năng của PO trong kinh doanh có thể kể đến như:
- Bằng chứng về đơn đặt hàng của người mua và nghĩa vụ của người bán với tư cách là người nhận đơn đặt hàng.
- Ngăn chặn những sai sót về số lượng đặt hàng
- Tránh nhầm lẫn về giá mua của mặt hàng tại thời điểm xuất hóa đơn .
- Yêu cầu người bán giao hàng đúng theo đơn đặt hàng và thời gian đã cam kết.
- Theo dõi các đơn đặt hàng đến để đơn giản hóa việc nhập kho và vận chuyển
- Là một tài liệu pháp lý và giúp tránh các tranh chấp trong tương lai.
- Giúp bộ phận tài chính của bạn chuẩn bị ngân sách và sẵn sàng thanh toán hóa đơn đúng hạn.
- Chứng minh với kiểm toán viên, ngân hàng (chủ nợ) và cơ quan thuế rằng công ty của bạn đang xử lý các giao dịch kinh doanh một cách chính xác.
Các khía cạnh và ý nghĩa của PO trong kinh doanh
Cùng tham khảo những khía cạnh và ý nghĩa của PO trong kinh doanh mà SSBM đã tổng hợp dưới đây:
Các khía cạnh của PO
Có một số khía cạnh quan trọng của việc thực hiện đơn hàng. Những khía cạnh này dễ dàng giúp người bán giao hàng đã mua. khía cạnh đầu tiên là xác minh danh tính của người mua, bao gồm tên công ty hoặc cá nhân của người mua và địa chỉ liên hệ của người mua.
Để tránh lỗi vận chuyển, danh tính đầy đủ của người mua rất quan trọng trên tài liệu đặt hàng. Khía cạnh thứ hai là ngày đặt hàng. Khía cạnh thứ ba là thời gian giao hàng của người bán. Thứ tư là ngày đến hạn thanh toán, người mua nên chú ý đến thời hạn thanh toán. Điều này giúp ngăn chặn người mua từ việc không trả tiền.
Khía cạnh tiếp theo là người mua phải cung cấp cho người bán thông tin chi tiết về món hàng. Cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng, người mua phải liệt kê tổng giá giao dịch trong PO.
Ý nghĩa của PO là gì trong kinh doanh?
Đây là một chứng từ quan trọng, Purchase Order có ý nghĩa vô cùng quan trọng đối với một công ty. Đây được coi là tài liệu để xem xét và đánh giá bất kỳ vấn đề nào liên quan đến đơn đặt hàng của bạn.
PO trong kinh doanh cho phép người mua nói rõ tất cả các nhu cầu và mong muốn của họ thông qua các nhà cung cấp của họ. Cả hai bên có thể sử dụng chúng nếu đơn đặt hàng không được giao như đã cam kết.
Ưu điểm của PO trong kinh doanh
Ưu điểm của PO trong kinh doanh là người mua có thể đặt hàng mà không cần thanh toán ngay. Đơn đặt hàng giúp người mua theo dõi hàng tồn kho và lịch sử mua hàng của họ. Ngoài ra, người mua có thể đặt hàng trước mà không cần thanh toán trực tiếp.
Với người bán, đơn đặt hàng PO giống như một thẻ tín dụng không có rủi ro cho người mua. PO cũng tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và quản lý dễ dàng hơn. Hơn hết, đơn đặt hàng này bắt buộc người mua phải thanh toán sau khi đơn hàng đã được giao, giúp người bán hoàn toàn yên tâm và chắc chắn về mặt pháp lý.
Xem thêm:
- Học MBA và những lợi ích của bằng MBA đem lại.
- Có nên học MBA tại Việt Nam không?
- Học thạc sĩ quản trị kinh doanh và những điều cần biết.
Quy trình sử dụng Purchase Order
Những công ty khác nhau có quy trình mua hàng bằng PO khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung các bước tạo đơn hàng sử dụng đều tuân theo quy trình sau:
– Bước 1: Người mua tìm hiểu và quyết định mua sản phẩm, dịch vụ của công ty.
– Bước 2: Người mua đặt hàng với người bán để bắt đầu quá trình mua hàng.
– Bước 3: Người bán nhận đơn hàng và xác nhận với người mua về việc có đáp ứng các điều kiện đơn hàng không. Nếu người bán không thể đáp ứng các yêu cầu của người mua, đơn hàng sẽ bị hủy.
Quy trình các bước sử dụng PO– Bước 4: Sau khi người mua xác nhận giao dịch, người bán sẽ chuẩn bị đơn hàng dựa trên số lượng hàng trong kho hoặc lên lịch sản xuất để đủ hàng giao trong thời gian yêu cầu.
– Bước 5: Sau khi tạo đủ số lượng đơn hàng, người bán có thể ủy thác cho một đơn vị chuyên vận chuyển – Logistics cung cấp dịch vụ vận chuyển trên số lượng đơn hàng mà người mua gửi.
– Bước 6: Người bán xuất hóa đơn cho đơn hàng, gồm mã số PO do người mua gửi để đảm bảo tính chính xác.
– Bước 7: Sau khi xác nhận hàng hóa, người mua thực hiện quy trình thanh toán theo các điều khoản trong đơn hàng cho người bán.
Làm thế nào để quản lý Purchase Order hiệu quả?
PO trong kinh doanh là một trong những tài liệu quan trọng nhất đối với công ty và việc quản lý PO là yếu tố chính giúp giảm thiểu rủi ro có thể phát sinh khi làm việc với nhà cung cấp:
- Quản lý các nhà cung cấp mà công ty của bạn đã đặt hàng. Hồ sơ nhà cung cấp phải đảm bảo rõ ràng, dễ tiếp cận và hợp lý hóa các hoạt động mua sắm. Điều này cho phép bạn lựa chọn nhà cung cấp một cách dễ dàng và chính xác.
- Tạo các giới hạn chi phí liên quan đến ngân sách bằng cách phân loại các sản phẩm và dịch vụ cần thiết để bổ sung hàng tồn kho.
- Triển khai hệ thống phê duyệt mua hàng để kiểm soát chi phí và ngăn ngừa sai lầm khi quản lý tài chính.
- Cung cấp các mục cần xem xét để đánh giá và đảm bảo chất lượng hàng, đồng thời giúp nắm bắt chi tiết đơn hàng chính xác. Điều này giảm thiểu lỗi và đảm bảo rằng tất cả các chi tiết được nhập chính xác, bao gồm thông tin quan trọng như số lượng mua, giá cả, chi tiết vận chuyển và thuế sản phẩm.
- Quản lý hồ sơ, tài liệu đảm bảo cho quá trình kiểm toán. Hồ sơ phải được lưu trữ đúng quy định, tránh mất mát, nhầm lẫn, đặc biệt phải đảm bảo tính bảo mật của tài liệu.
- Quy trình hủy đơn hàng cần rõ ràng. Ngoài ra, nếu đơn đặt hàng của bạn bị hủy, bạn phải có tài liệu chính thức có thông tin liên quan và chữ ký chấp thuận. Đơn đặt hàng bị hủy phải được lưu trữ cùng với tài liệu liên quan.
Qua những thông tin bổ ích trên, chắc hẳn bạn đã biết Purchase Order là gì và tầm quan trọng của nó trong hoạt động thương mại. SSBM Việt Nam hy vọng những kiến thức này sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả khi triển khai PO và đơn giản hóa việc quản lý.
