Các giải pháp ERP hiện nay được nhiều nhà quản trị xem như “khung xương sống” trong hoạt động điều hành một doanh nghiệp. Trong nội dung dưới đây, SSBM Việt Nam sẽ giúp bạn giải đáp ERP là gì và làm sao để doanh nghiệp có thể lựa chọn đúng giải pháp ERP phù hợp với mục tiêu của mình.
1. Khái niệm ERP là gì?
ERP là gì? Đây là cụm từ viết tắt của Enterprise Resource Planning, có nghĩa là Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp. Nói một cách khái quát, ERP dùng để quản trị tất cả hoạt động diễn ra trong một doanh nghiệp.
Trước đây, khi khoa học công nghệ vẫn còn nhiều hạn chế, các doanh nghiệp thường sử dụng các phần mềm độc lập, rời rạc để quản lý một công việc nhất định, dẫn đến thiếu đi tính liên kết trong tổng thể doanh nghiệp. Với sự ra đời của ERP, tất cả phần mềm chức năng sẽ được tích hợp vào một hệ thống duy nhất.
Hệ thống ERP tiến hành kết nối các phần mềm chức năng thành một siêu phần mềm, thường là dưới dạng module, đồng thời tạo ra các số liệu để báo cáo chi tiết về tất cả hoạt động của doanh nghiệp. Nhờ vào đó, công việc của nhà quản trị sẽ được tinh giản đi rất nhiều so với trước đây.
- Xem thêm: MBA là bằng gì? Những điều cần biết về bằng MBA
2. Điểm nổi bật của các giải pháp ERP là gì?
Nhờ vào những đặc điểm nổi bật, ERP mang lại nhiều giá trị đã được chứng minh cho các hoạt động quản trị cũng như hỗ trợ trong việc đưa ra các chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
2.1. Tính đồng bộ cao
Phần mềm ERP có thể ví như một trung tâm thông tin lớn, hỗ trợ doanh nghiệp duy trì các hoạt động quản lý hệ thống thông tin cho các quy trình vận hành. Một phần mềm ERP cần phải đảm bảo kết nối được với mọi phòng ban cũng như quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp.
Với sự hỗ trợ từ giải pháp ERP, mọi thành viên trong doanh nghiệp từ cấp quản lý đến cấp nhân viên) cũng như mọi công đoạn và phòng ban chức năng sẽ được đồng bộ thành một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh có trật tự. Do đó, các nhà quản trị không cần phụ thuộc vào báo cáo từ cấp dưới mà vẫn có thể chủ động nắm bắt hoạt động trong doanh nghiệp, khi mà hệ thống dữ liệu được cập nhật liên tục theo thời gian thực (real time).
2.2. Tích hợp chặt chẽ
Khả năng tích hợp chặt chẽ là đặc điểm quan trọng tạo nên sự khác biệt giữa giải pháp ERP so với các phần mềm quản trị đơn lẻ khác như bán hàng, quản lý hàng tồn kho, kế toán, quản lý nhân sự…
Về bản chất, ERP là một phần mềm thống nhất, đa chức năng liên kết mọi hoạt động của doanh nghiệp. Điều này có nghĩa là nhân viên từ các bộ phận khác nhau, ví dụ như bán hàng, thu mua hay kế toán… đều có thể cùng làm việc và chia sẻ thông tin dựa trên dữ liệu phần mềm.
2.3. Tính linh hoạt và mở rộng
Tính linh hoạt khi áp dụng ERP thể hiện ở chỗ nó giúp tăng cường khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng, hỗ trợ cho các phòng ban để có những thay đổi kịp thời, đảm bảo hoạt động của tổng thể doanh nghiệp không bị gián đoạn. Mặt khác, cơ sở dữ liệu phải là dạng open-source có khả năng chỉnh sửa hay thiết kế các phần mềm phù hợp với từng loại mô hình doanh nghiệp.
Triển khai ERP có thể giảm thiểu đáng kể hoặc thay thế các quy trình nghiệp vụ thủ công lặp đi lặp lại bằng các quy trình được tự động hóa. Nhờ vào đó, nguồn nhân lực trong doanh nghiệp sẽ được tối ưu hóa, đồng thời có thể tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng để phục vụ cho mục tiêu của doanh nghiệp.
2.4. Khả năng phân tích quản trị
ERP là một hệ thống quản trị doanh nghiệp được vận hành theo quy tắc và kế hoạch rõ ràng. Các nhân viên với nhiệm vụ cụ thể cần được xác định rõ ràng cùng với quy định nhất quán, chặt chẽ; mặt khác, kế hoạch sản xuất kinh doanh phải cũng cần được đảm bảo tiến độ theo định kỳ, có thể là tháng, quý hoặc năm.
Một số nghiên cứu chỉ ra rằng, doanh nghiệp có thể giảm tới 36% thời gian đưa ra quyết định với sự hỗ trợ từ giải pháp ERP. Phần mềm ERP có thể cung cấp các báo cáo nhanh chóng và toàn diện về mọi hoạt động của doanh nghiệp từ front-office đến back-office.
Nhờ vào sự trực quan và cụ thể của các báo cáo từ ERP, nhà quản trị doanh nghiệp có thể hoạch định chiến lược kinh doanh và xây dựng một kế hoạch hoạt động phù hợp với doanh nghiệp theo từng giai đoạn riêng biệt. Điều này chính là lợi ích tiêu biểu mà giải pháp ERP mang lại đối với việc phân tích quản trị doanh nghiệp.
- Xem thêm: Chiến lược OKR là gì? Những lưu ý khi triển khai
3. Cách để doanh nghiệp chọn đúng giải pháp ERP
Hiểu được ERP là gì và những đặc điểm nổi bật mà nó mang lại là một điều cần thiết, song không phải lúc nào một doanh nghiệp cũng cần thiết phải áp dụng ERP vào trong quy trình hoạt động của mình. Để có thể lựa chọn đúng, doanh nghiệp cần cân nhắc kỹ lưỡng và đánh giá theo quy trình sau đây:
3.1. Bước 1: Đánh giá và tạo bảng đánh giá
Trước tiên, hãy tập trung các nhân viên cấp quản lý và trao đổi tổng quan để làm rõ ERP là gì, đồng thời đảm bảo mọi người hiểu rõ cách thức để đánh giá nhà cung cấp.
Sau đó, doanh nghiệp nói chung cần nghiêm túc xem xét và nhìn nhận về những hoạt động hiện tại để xác định lĩnh vực nào hoạt động tốt cũng như khó khăn cần giải quyết và những điều cần được thay đổi.
3.2. Bước 2: Thiết lập tiêu chuẩn
Ở bước này, doanh nghiệp cần phát triển một hệ thống tiêu chuẩn sẽ được sử dụng khi đánh giá nhà cung cấp. Các tiêu chuẩn dùng để so sánh có thể bao gồm tính năng nổi bật, lợi thế về chi phí, khả năng tương thích hoặc bất kỳ những gì mà doanh nghiệp cần tìm kiếm ở một giải pháp ERP để đáp ứng nhu cầu của chính mình.
3.3. Bước 3: Lên lịch tư vấn và thu hẹp đối tượng
Sau khi đã xác định được những tiêu chuẩn dùng để đánh giá, doanh nghiệp có thể bắt đầu liên lạc với các nhà cung cấp tiềm năng trên thị trường. Bộ phận phụ trách có thể sắp xếp các cuộc trao đổi trực tuyến hoặc các cuộc họp trực tiếp với đại diện bán hàng và chuyên gia sản phẩm đến từ nhà cung cấp để nghe tư vấn về giải pháp ERP.
Khi đã cân nhắc được những ấn tượng cơ bản hoặc điểm thu hút của mỗi nhà cung cấp, doanh nghiệp cần cố gắng thu hẹp danh sách xuống còn khoảng từ 2 – 3 ứng viên tiềm năng. Nếu bạn vẫn còn nhiều thắc mắc về giải pháp, hãy liên hệ với những nhà cung cấp trên danh sách cuối cùng và trao đổi sâu hơn để tìm hiểu kỹ về cách mà họ có thể hỗ trợ doanh nghiệp của bạn.
3.4. Bước 4: Xác định quan ngại bản thân
Khi sử dụng một dịch vụ, khách hàng luôn có những quan ngại hoặc nỗi lo lắng nhất định về hiệu quả hoặc các vấn đề khác, và có lẽ lúc này doanh nghiệp của bạn cũng vậy. Điều mà doanh nghiệp cần làm đó là hãy tổng hợp lại những quan ngại, khó khăn khi sử dụng giải pháp ERP để đưa ra với nhà cung cấp.
Nhà cung cấp nào có thể giúp bạn giải quyết những vấn đề đó một cách hiệu quả nhất chính là nhà cung cấp phù hợp nhất.
3.5. Bước 5: Kiểm tra tham chiếu nhà cung cấp
Để có thể chắc chắn hơn về quyết định của mình, nhà quản trị doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến từ những người đã có kinh nghiệm, có thể bằng những cách như trao đổi với các công ty khác đã triển khai hệ thống ERP, hoặc những chuyên gia có kinh nghiệm về vấn đề này. Những tham chiếu đó sẽ giúp doanh nghiệp có thêm thông tin khi đưa ra quyết định cuối cùng.
Sau khi đã chọn được nhà cung cấp giải pháp ERP cho doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu của mình, những người phụ trách triển khai cần dành thời gian tìm hiểu toàn bộ dự án, từ giai đoạn bắt đầu đến khi hoàn thành để việc áp dụng giải pháp ERP đạt được hiệu quả kỳ vọng.
Như vậy, SSBM Việt Nam vừa hoàn thành cung cấp thông tin đến những nhà quản trị để giải thích giải pháp ERP là gì cũng như làm thế nào để biết được đâu là mô hình ERP phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi mong rằng những điều đó sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp và nhà quản trị khai thác tối đa hiệu quả mà ERP mang lại trong kinh doanh.
Tìm hiểu thêm: Chương trình Thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế (Global MBA) tại SSBM Việt Nam
