Sau nhiều năm được nghiên cứu và hoàn thiện, OKR ngày càng được nhiều doanh nghiệp áp dụng. Trong bài viết này, SSBM Việt Nam sẽ cùng bạn tìm hiểu rõ định nghĩa OKR là gì và các bước để xây dựng chiến lược OKR đạt hiệu quả nhất.
1. OKR là gì? Cấu trúc và nguyên lý hoạt động?
OKR là gì? Đó là từ viết tắt của Objective Key Results – một phương pháp quản trị doanh nghiệp dựa trên mục tiêu giúp liên kết nội bộ tổ chức và các cá nhân trong công ty để đảm bảo được rằng tất cả thành viên đang đi đúng hướng mục tiêu đã đề ra. Đồng thời, OKR đảm bảo việc hợp tác giữa các cá nhân được diễn ra một cách xuyên suốt.
Trong chương trình MBA do SSBM đào tạo, những kiến thức liên quan đến việc quản trị cũng rất hay được đề cập. Hãy cùng nhau tìm hiểu về loại quản trị có tên gọi mới lạ này trong nội dung bên dưới nhé!
1.1. Cấu trúc OKR
OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.
- Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
- Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?
Objective là mục tiêu của công ty, của phòng ban hoặc cá nhân. Trong khi đó, Key Result là những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu. Hệ thống này được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người có chung một chí hướng.
1.2. Cách thức hoạt động của OKR
Điểm khác biệt của mô hình OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên những đặc điểm như sau:
- Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực.
- Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
- Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
- Tính hiệu suất: OKR không dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.
2. Những hiệu quả tích cực mà OKR mang lại cho doanh nghiệp
Những giá trị tạo ra cho công ty khi áp dụng OKR là gì?
- Giúp liên kết nội bộ trong doanh nghiệp chặt chẽ hơn.
- Tập trung vào những vấn đề thiết yếu nhất dựa trên Objective.
- Tăng tính minh bạch vì mọi nhân viên trong công ty đều nắm được OKR.
- Đo lường được tiến độ hoàn thiện mục tiêu nhờ vào các chỉ số đánh giá theo Key Result.
- OKR cho phép người quản lý lãnh đạo phát huy tối đa khả năng trong công việc, đồng thời trao quyền cho nhân viên và chỉ giám sát dựa trên mục tiêu. Nhờ đó, công ty có thể đạt những kết quả ấn tượng.
3. Các cách tiếp cận OKR
Tiếp cận và áp dụng phương pháp OKR đúng cách sẽ giúp hiệu quả của mô hình này càng được thể hiện rõ ràng.
3.1. Đối với Mục tiêu (Objective)
Khi mới bắt đầu áp dụng chiến lược OKR, doanh nghiệp không nên đặt mục tiêu quá cao. Điều này gây sức ép trong công việc và khó khăn trong quá trình làm việc.
Để đảm bảo sự thành công, người xây dựng chiến lược phải hiểu rõ được thế mạnh và năng lực cũng như thực trạng vận hành của doanh nghiệp. Từ đó mới có thể linh hoạt trong việc tự đặt mục tiêu mà không sao chép từ doanh nghiệp khác, tránh tình huống mục tiêu không phù hợp với công ty.
3.2. Đối với Kết quả then chốt (Key Result)
Khi đã xác định được mục tiêu và OKR là gì, cần triển khai và truyền tải thông tin đến nhân viên một cách chi tiết để hạn chế việc nhân viên chưa nắm rõ, hoặc không biết cách thực hiện dẫn đến hiệu suất không đạt như mong muốn.
Mặc dù công việc đã được phân công và minh bạch, doanh nghiệp cần phải có những buổi họp nội bộ định kỳ để nắm được tiến độ công việc, điều chỉnh và nhanh chóng đưa ra giải pháp để đạt được hiệu suất mong muốn.
4. Cách xây dựng phương pháp OKR
Trong quá trình xây dựng Objective và Key Result, bạn nên lưu ý một số điều sau:
4.1. Đối với Objective
Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban và cá nhân) nên có 3 – 5 mục tiêu. Objective trong mô hình OKR thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn.
Objective cần có đích đến cụ thể (Ví dụ: mở rộng kinh doanh ra thị trường Hàn Quốc trong 6 tháng) thay vì để mập mờ (Ví dụ: hướng tới mở rộng kinh doanh ra thị trường quốc tế trong tương lai).
4.2. Đối với Key Result
Key Result cần phải đo đếm được (Ví dụ như: “Tuyển dụng được 10 nhân viên bán hàng trong 1 tháng” thay vì “Tăng số lượng nhân viên bán hàng”).
Key Result cần miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Báo cáo về tình hình kinh doanh quý” thay vì “Phân tích thực trạng kinh doanh”).
5. Lộ trình bắt đầu xây dựng OKR
Lộ trình hiệu quả để xây dựng OKR là gì? Tham khảo ngay các bước sau đây nhé.
5.1. Xác định Objective và Key Result của doanh nghiệp
Cần đề ra từ 3 – 5 mục tiêu nhưng phải rõ ràng và cụ thể, tránh trường hợp mục tiêu chung chung dẫn đến không thể xây dựng chiến lược. Ngoài ra, doanh nghiệp phải tạo áp lực trong mục tiêu đặt ra nhằm phát huy tối đa khả năng của nhân viên.
Khi đặt ra Key Result cần chú ý phải đo lường được và phản ánh đúng tình hình thực tế. Xây dựng Key Result qua các bước thực hiện để đạt được giá trị cốt lõi sau phương pháp OKR.
5.2. Xác định hệ thống để tổ chức quản lý mô hình OKR
Sử dụng những phần mềm sẵn có để dễ dàng quản lý và theo dõi, điều chỉnh trong quá trình làm việc. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng không nên quá phụ thuộc vào những phần mềm mà nên xây dựng quy trình một cách chặt chẽ.
5.3. Phổ biến với các bộ phận phòng ban – Xác định mục tiêu phòng ban
Việc triển khai OKR cho các bộ phận và cả công ty cần được thông qua trong cuộc họp với ban lãnh đạo các cấp nhằm thu thập ý kiến, từ đó có cơ sở để xây dựng và hoàn thiện chiến lược.
5.4. Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp
Sau khi đã đưa ra được kế hoạch cuối cùng, OKR sẽ được phổ biến với toàn bộ công ty và phải phân tích một cách rõ ràng cụ thể về mục đích và kết quả sẽ đạt được sau khi thực hiện. Để từ đó, nhân viên công ty nắm rõ OKR là gì cũng như hiểu được những gì mình đang và sẽ làm.
5.5. Trưởng phòng ban làm việc với các thành viên – Xác nhận mục tiêu cá nhân
Trưởng bộ phận sẽ triển khai công việc về cho nhân viên và cùng nhau phân tích công việc, chia sẻ quan điểm mong muốn của mỗi người để đi đến thống nhất nhiệm vụ phù hợp cho từng cá nhân.
5.6. Kết nối, phân tầng và trình bày OKR
Sau khi đã triển khai cho nhân viên, trưởng các phòng sẽ tổng hợp lại ý kiến về phương pháp OKR gửi về cho ban lãnh đạo. Khi cấp quản lý đã thống nhất về thời gian thực hiện, OKR là gì sẽ được trình bày trong cuộc họp toàn công ty và triển khai hướng đi cụ thể để giúp đạt kết quả mong đợi.
5.7. Theo dõi và quản lý OKR cá nhân
Thường xuyên theo dõi và đánh giá OKR của từng cá nhân nhờ vào sự hỗ trợ của các phần mềm sẵn có. Việc này giúp cho mỗi cá nhân làm việc hiệu quả, chủ động và tự giác trong công việc. Khi nhân viên đã thật sự hiểu rõ về quy trình và thành thạo sẽ giúp tăng năng suất công việc hơn.
- Xem thêm: Những lối tư duy của nhà lãnh đạo mà bạn nên biết
6. Làm sao để biết thực hiện OKR hiệu quả hay không?
Kết quả khi áp dụng mô hình OKR sẽ được chấm dựa vào Key Result, điểm trung bình sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Tuy nhiên, hệ thống chấm điểm OKR không dùng cho quá trình đánh giá hiệu quả công việc vì đây không phải là công cụ tối ưu để phân tích công việc.
Dựa vào thang điểm từ 0 – 1.0, OKR sẽ được phân chia như sau: 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, sau đó tăng dần dần đến 0.6 – 0.7 là mức độ an toàn để nhận định rằng kế hoạch đang đi đúng hướng và 1 điểm là hoàn thành mục tiêu.
SSBM Việt Nam hy vọng bài viết vừa rồi đã giúp bạn hiểu được OKR là gì cũng như những hiệu quả mà mô hình này mang lại. Ngoài ra, bạn cũng có thể tham khảo quy trình xây dựng mô hình OKR để áp dụng vào công việc của mình nhé.
Tìm hiểu ngay: Chương trình Thạc sĩ Quản trị kinh doanh quốc tế (Global MBA) tại SSBM Việt Nam
