Bất kỳ ai trong chúng ta đều cùng có quỹ thời gian với 24 giờ mỗi ngày. Tuy nhiên, một số người có thể hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình, trong khi một số khác luôn bận rộn trong vòng xoáy công việc. Mặc dù công việc của mỗi người luôn khác nhau, nhưng nếu có thể quản lý thời gian hiệu quả thì chúng ta đều có thể cải thiện năng suất của mình. Trong nội dung dưới đây, SSBM Việt Nam sẽ giải thích đến bạn đọc vì sao khả năng quản trị thời gian được mọi người đánh giá cao đến vậy.
Tại sao nên cần quản lý thời gian?
1. Quản lý thời gian là gì?
Quản lý thời gian là kỹ năng giúp cho mỗi cá nhân sắp xếp và phân bổ nguồn lực hợp lý cho các công việc cần phải hoàn thành trong quỹ thời gian giới hạn.
Việc xây dựng một kế hoạch cụ thể sẽ rất hữu ích để chúng ta tối ưu hóa hiệu suất làm việc của mình. Tùy thuộc vào mục đích và tính chất công việc, bạn có thể xây dựng một kế hoạch làm việc hằng ngày, hằng tuần hoặc cũng có thể là hằng tháng hay xa hơn.
2. Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian
Quản lý thời gian là kỹ năng vô cùng quan trọng. Việc quản trị thời gian hiệu quả sẽ giúp bạn đảm bảo hoàn thành tốt các công việc cần thiết trong một quỹ thời gian có giới hạn, hạn chế bỏ lỡ hoặc cảm giác choáng ngợp trước khối lượng công việc khổng lồ. Nó đóng góp một phần cho quá trình phát triển bản thân của bạn trở nên tốt hơn.
2.1. Phát huy tối đa năng suất làm việc
Quản trị thời gian hỗ trợ nâng cao năng suất làm việc và chất lượng đầu ra của công việc. Với cùng một nhiệm vụ trong cùng một khoảng thời gian cho phép, kết quả đạt được của mỗi người có thể không giống nhau, phụ thuộc vào kỹ năng quản lý thời gian và công việc của mỗi người.
Những ai có thể xây dựng một kế hoạch làm việc chỉn chu nhất có thể, đồng thời quản lý tiến độ làm việc sát sao với quỹ thời gian, sẽ luôn đạt được năng suất làm việc cao hơn rất nhiều. Ngược lại, những người khác thường sẽ rơi vào tình trạng chạy đua với thời gian, dẫn đến thành quả công việc cũng không đạt được như kỳ vọng.
2.2. Giảm thiểu áp lực công việc
Bên cạnh nâng cao năng suất làm việc, kỹ năng quản lý thời gian cũng rất hiệu quả đối với việc giảm tải áp lực công việc cho bạn.
Việc phân bổ và tiến hành công việc theo một kế hoạch nhất định sẽ giúp bạn nắm chắc những nhiệm vụ cần hoàn thành, hạn chế tối đa sai sót và các công việc phát sinh. Nhờ vào đó, áp lực công việc cũng nhẹ hơn tương đối.
2.3. Tiến gần hơn đến thành công
Nhờ vào kỹ năng quản lý thời gian và một kế hoạch làm việc khoa học, bạn sẽ từng bước đạt được mục tiêu của mình và dần dần đến gần hơn với định nghĩa thành công của bản thân.
Bên cạnh đó, xác định và chinh phục từng mục tiêu nhỏ sẽ giúp bạn có thêm rất nhiều động lực để tiến xa hơn đến mục tiêu quan trọng trong công việc hoặc cuộc sống của mình.
2.4. Xây dựng thói quen sống lành mạnh
Chúng ta đều biết quỹ thời gian của mỗi người là 24 giờ hằng ngày và không thể thay đổi được. Tuy vậy, nếu có thể quản lý thời gian một cách hiệu quả, bạn sẽ tìm được cách để cân bằng cuộc sống của mình chứ không đơn thuần chỉ vùi mặt vào công việc.
Bên cạnh việc đi làm và kiếm sống, chúng ta luôn cần có thời gian để thư giãn, hoặc dành cho bản thân cũng như chăm sóc cho gia đình của mình.
Tầm quan trọng của việc quản trị thời gian
- Xem thêm: Học MBA là gì? Những điều bạn cần biết khi học MBA
3. Những yếu tố cần thiết để quản lý thời gian
Để phát triển kỹ năng quản lý thời gian, bạn nên bắt đầu từ việc thay đổi những thói quen nhỏ nhất. Đó cũng chính là những yếu tố có vai trò quan trọng giúp bạn hoàn thiện kỹ năng quản trị thời gian và lập kế hoạch cho mình.
3.1. Hiểu rõ độ cần thiết của các công việc
Mức độ cần thiết của một vấn đề có thể được đánh giá chủ yếu qua 2 tiêu chí: Mức độ khẩn cấp và Mức độ quan trọng. Hiểu rõ sự khác biệt giữa 2 tiêu chí này chính là chìa khóa giúp bạn mở rương báu về quản lý thời gian hiệu quả.
- Khẩn cấp: Những công việc cần được hoàn thành nhanh chóng, không được phép trì hoãn. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải tự mình làm những công việc này mà có thể tìm kiếm sự hỗ trợ tùy vào mức độ quan trọng của nó.
- Quan trọng: những công việc có thể gây ra hệ quả nghiêm trọng đến hiệu suất làm việc của bạn hoặc một đội nhóm, tổ chức. Đối với những công việc này, bạn nên tự mình hoàn thành chúng để đảm bảo chất lượng của kết quả.
3.2. Hãy đặt mục tiêu rõ ràng cho bản thân
Mục tiêu có thể được xem là kim chỉ nam giúp bạn định hướng kế hoạch làm việc của mình và luôn mang lại hiệu quả cao trong kỹ năng quản lý thời gian. Bạn có thể tham khảo mô hình đặt mục tiêu SMART dưới đây:
- Specific: Cụ thể, rõ ràng.
Ví dụ: Tăng 30% doanh thu cửa hàng trong 1 quý tiếp theo.
- Measurable: Có thể đo lường được.
Ví dụ: Để đạt mục tiêu tăng 30% doanh thu, bạn có thể đo lường thông qua doanh số hoặc giá bán sản phẩm…
- Attainable: Thách thức nhưng có thể đạt được.
Ví dụ: Trong quý trước, cửa hàng đã đạt được mức tăng trưởng 25%. Do đó, 30% là mục tiêu thử thách hơn nhưng cửa hàng vẫn có thể đạt được dựa vào nguồn lực hiện hữu.
- Relevant: Tính liên quan.
Ví dụ: Doanh thu là yếu tố quan trọng và ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động của cửa hàng.
- Time-bound: Dựa trên cơ sở về thời gian, có thể chia nhỏ các mục tiêu.
Ví dụ: Trong tháng đầu tiên, cửa hàng cần đạt được 20% tiến độ, sau đó tăng lên 50% tiến độ vào tháng thứ 2 và hoàn thành 30% còn lại vào tháng cuối cùng.
3.3. Thiết lập kế hoạch khoa học
Dưới đây là quy trình lập kế hoạch hiệu quả được nhiều người áp dụng khi quản lý thời gian:
- Bước 1: Đặt ra mục tiêu chủ chốt, cũng là mục tiêu lớn nhất cần đạt được.
- Bước 2: Xây dựng kế hoạch bằng cách chia mục tiêu chủ chốt thành các nhiệm vụ nhỏ hơn.
- Bước 3: Chuẩn bị nguồn lực để thực hiện nhiệm vụ theo kế hoạch.
- Bước 4: Tính toán và phân bổ thời gian hợp lý.
- Bước 5: Xác định phương pháp theo dõi tiến độ công việc.
Thiết lập kế hoạch quản trị thời gian khoa học
3.4. Loại bỏ khái niệm “đa nhiệm”
Đa nhiệm, hay Multitask, là khả năng đồng thời thực hiện nhiều việc, đòi hỏi người thực hiện cần phải có kỹ năng chuyên môn cao, khả năng làm chủ công việc và quản lý thời gian vô cùng tốt. Do đó, Multitask không dành cho tất cả mọi người.
Nếu bạn chưa đủ tự tin vào năng lực của bản thân, có lẽ từ bỏ ý định đa nhiệm sẽ tốt hơn. Thay vào đó, bạn có thể chia nhỏ các công việc để từng bước hoàn thành để tăng khả năng tập trung và hiệu quả khi làm việc.
3.5. Hãy để tâm trí được nghỉ ngơi
Những áp lực và căng thẳng trong công việc là điều không thể tránh khỏi. Chúng có thể lấn át tinh thần của bạn, khiến bạn không thể quản lý thời gian và công việc, dẫn đến chất lượng công việc cũng như cuộc sống giảm đi rất nhiều.
Chính vì vậy, bạn cần chủ động nhận biết và quản lý áp lực, đồng thời để cho tâm trí được nghỉ ngơi khi cần thiết. Để giải tỏa căng thẳng, bạn có thể áp dụng một số phương pháp đơn giản như: thiền định, nghe nhạc, ăn những đồ ngọt lành mạnh như hoa quả, yogurt… Một số người sẽ có phương pháp giải tỏa căng thẳng mạnh mẽ hơn như nhảy theo nhạc, tập thể thao như bơi lội hoặc boxing…
3.6. Đánh bại những “kẻ cắp thời gian”
“Kẻ cắp thời gian” ở đây chính là những tác nhân gây nhiễu đến từ môi trường xung quanh, khiến cho quá trình chinh phục mục tiêu của bạn bị gián đoạn, đòi hỏi bạn phải quản lý thời gian sát sao hơn rất nhiều.
Có một số trường hợp nhiều người gặp phải, ví dụ như đồng nghiệp đến hỏi việc hoặc trò chuyện, hay bị cuốn vào mạng xã hội, hoặc cũng có thể là do tiếng ồn từ xung quanh khiến giảm khả năng tập trung… Sẽ tốt hơn rất nhiều nếu bạn có thể chủ động giải quyết những vấn đề này và sớm quay trở lại với mục tiêu của chính mình.
4. Những phương pháp quản lý thời gian hiệu quả
Những người thành công luôn tìm cách quản lý thời gian theo cách thức được cá nhân hóa để phù hợp với mình nhất. Nhưng nhìn chung thì, phần lớn những quan điểm về quản lý quỹ thời gian đều dựa trên nền tảng những mô hình phương pháp quản trị thời gian cơ bản dưới đây.
4.1. Phương pháp quản lý thời gian M.I.T (Most Important Tasks)
M.I.T hay Most Important Tasks là phương pháp quản lý thời gian giúp bạn tập trung vào một số việc quan trọng nhất cần làm ngay. Phương pháp này sẽ giúp bạn phân chia công việc hợp lý và quản trị hiệu quả quỹ thời gian.
4.2. Phương pháp quản lý thời gian bằng ma trận Eisenhower
Ma trận Eisenhower là một mô hình hỗ trợ việc ra quyết định và quản lý thời gian hiệu quả, bao gồm 2 tiêu chí: Tính khẩn cấp (Khẩn cấp và Không khẩn cấp) và Tính quan trọng (Quan trọng và Không quan trọng). Ma trận này sẽ càng hiệu quả hơn khi kết hợp với mô hình 4D.
- Do (Thực hiện): Dành cho những nhiệm vụ Khẩn cấp – Quan trọng.
- Dump / Delete (Loại bỏ): Dành cho những nhiệm vụ Không khẩn cấp – Không quan trọng.
- Delegate (Giao việc): Dành cho những công việc Khẩn cấp – Không quan trọng.
- Defer (Tạm hoãn): Dành cho những công việc Không khẩn cấp – Quan trọng.
4.3. Phương pháp Pomodoro
Phương pháp Pomodoro là một kỹ thuật quản lý thời gian nổi tiếng dựa trên nguyên tắc đơn giản như sau:
- 1 Pomodoro là chu kỳ 30 phút, bao gồm 25 phút làm việc và 5 phút nghỉ ngơi. Nếu bị gián đoạn, Pomodoro sẽ được tính lại từ đầu.
- Khi vào 1 Pomodoro, bạn chỉ được tập trung làm 1 việc duy nhất trong 25 phút đó. Nếu công việc hoàn thành sớm hơn, bạn có thể dùng thời gian còn lại để kiểm tra và chỉnh sửa đến khi kết thúc chu kỳ Pomodoro đó.
- Trong khoảng nghỉ 5 phút bạn cần phải nghỉ ngơi thực sự như nhắm mắt thư giãn, nghe nhạc, thiền, đi dạo…. Hãy hạn chế tối đa việc sử dụng các thiết bị điện tử và Internet trong thời gian này, vì nó sẽ khiến não bộ của bạn trở nên mệt mỏi sau đó.
4.4. Phương pháp The 2-Minute Rule
Đây là quy tắc quản lý thời gian được tác giả David Allen đề cập trong cuốn Getting Things Done. Đối với phương pháp này, bạn nên tiến hành ngay những công việc có thể làm được trong vòng 2 phút từ khi nghĩ đến. Đó chính là khoảng thời gian hiệu quả nhất để bạn bắt đầu một công việc.
4.5. Phương pháp Batching
Phương pháp quản lý thời gian này, cho rằng bạn có thể tìm kiếm sự hỗ trợ hoặc làm theo nhóm đối với những việc không quan trọng và chưa cần thiết. Batching là phương pháp được tác giả Tim Ferriss đề cập trong cuốn “Tuần làm việc 4 giờ”.
Phương pháp giúp quản trị thời gian
Toàn bộ nội dung trên đây đã giải đáp cho bạn đọc quản lý thời gian là gì và vì sao kỹ năng này lại quan trọng trong cuộc sống và công việc. SSBM Việt Nam mong rằng, bạn đọc có thể xác định phương pháp và xây dựng cho riêng mình một kế hoạch để có thể quản trị thời gian một cách hiệu quả.
